Introdução

O módulo de agendamento do Zaapy permite a criação e gestão de agendamentos de forma intuitiva. Neste tutorial, você aprenderá a configurar agendas, categorias, e a personalizar mensagens, garantindo que seu fluxo de atendimentos funcione de maneira eficiente.

1. Configurações Iniciais

Alterando Cores

• O sistema permite personalizar as cores dos elementos. Para isso:

Mensagens do Bot

• O bot envia mensagens durante o processo de agendamento. Se precisar modificar alguma mensagem:

2. Criando Agendas e Categorias

Tipos de Agendas

Os tipos de agenda são a base do sistema, permitindo que você configure como cada agenda funcionará. Cada tipo pode ter regras e características específicas, dependendo do serviço que você oferece.

• Você pode criar diferentes tipos de agendas conforme suas necessidades. Para isso:

1. Acesse a seção de agendamentos no sistema.
2. Clique em “Nova Agenda”.
3. Insira um nome para a nova chave e salve
4. Repita o processo se desejar criar mais de uma agenda.

Você pode editar as mensagens que serão enviadas durante o processo de agendamento, além de definir horários de lembrete.

Por exemplo, para um laboratório de exames, você pode configurar um lembrete de 24 horas antes do agendamento e incluir recomendações específicas, como jejum antes de exames de sangue.

Exemplos de Tipos de Agenda:

Laboratório de Exames: Configurações específicas para exames médicos, como lembretes e instruções.

Pet Shop: Informações sobre serviços como banho e tosa, incluindo recomendações prévias.

6. Agendamento Rápido pelo Calendário

Agendando Diretamente

1. Selecionando Datas no Calendário: Você pode agendar um compromisso diretamente pelo calendário. Clique na data desejada. Uma janela de agendamento se abrirá, permitindo que você insira o nome do cliente.

Buscando Contatos:

• Você pode digitar o nome do cliente para que o sistema sugira contatos existentes.
• Após selecionar o contato, preencha os detalhes do agendamento e salve.

1. Funcionalidade Adicional:

Essa funcionalidade permite agendar rapidamente sem precisar passar pelo bot, tornando o processo mais eficiente.

Mensagens de Lembrete:

O bot envia automaticamente mensagens de lembrete para os clientes antes do agendamento. Isso ajuda a reduzir faltas e a manter a organização dos atendimentos.

Configurando fluxo de agendamento

possuir um fluxo de agendamento configurado corretamente garante a funcionalidade de que tudo esteja funcionando corretamente nos seus agendamentos. Isso garantirá que seus clientes tenham uma experiência de agendamento fluida e eficiente.

1: Acessar Configurações do Fluxo

1. Entre no sistema Zaapy e vá até a seção de Configurações.

1. Selecione Fluxogramas para começar a criar o fluxo de agendamento.

2: Criar um Novo Departamento

1. Clique em Criar Departamento.
2. Dê um nome ao departamento, por exemplo, “Agendamentos”.
3. (Opcional) Escolha uma cor para o departamento para facilitar a identificação visual.

Salve as alterações

3:Criar Opções de Menu para Agendamento

1. Vá para a seção de Novas Opções de Menu.
2. Crie a primeira opção de agendamento:
3. Crie a segunda opção:

Salve as opções

4: Vincular Agendas às Opções de Menu

1. Para a Opção 1 (Agendamento de Consulta):

Selecione Agendamento Automático.

Escolha a agenda correspondente(ex: “Agenda de Consultas”).

(Opcional) Adicione instruções adicionais para o usuário, ou deixe em branco.

Inclua essa configuração.

1. Para a Opção 2 (Agendamento de Exames):

Repita o processo acima, vinculando à agenda de exames.

Inclua essa configuração

Vincular o Departamento aos Atendentes

1. Vá para a seção de Atendentes

1. Acesse Painéis de Departamentos.
2. Edite o novo departamento que você criou.

Salve as alterações para garantir que os atendentes tenham acesso ao departamento

6: Testar o Fluxo de Agendamento

1. Abra o chat do bot e envie uma mensagem de teste, como “Oi”.
2. O bot deve responder com as opções de agendamento que você criou.
3. Selecione a opção desejada (Consulta ou Exames).

Sigaas instruções do bot para agendar um serviço, escolhendo médico, dia e horário.

Conclusão

Com a conclusão desta parte do tutorial, você agora sabe como gerenciar agendamentos, confirmar compromissos, visualizar relatórios e utilizar a funcionalidade de agendamento rápido através do calendário no Zaapy. Siga estas etapas para otimizar a experiência de agendamento na sua plataforma. Se precisar de mais assistência, consulte a documentação ou entre em contato com o suporte.